Hogyan csináljam?

Forrás: Mekdsz Ötlettár (www.mekdsz.hu/otlettar)

Aktuális változat

Itt vagy most: Diákkörös alkalmak rovat >>> Szakkonferencia szervezése
Alpontok: Kezdőoldal | Hogyan csináljam? | Programlehetőségek | Szálláshelyek

Idő A szakkonferenciák általában három vagy négy naposak. Előbbi esetben péntek délután, utóbbi esetben pedig csütörtök este kezdődnek. A szeniorok többnyire csak péntek estére tudnak leérni, és persze pénteki kezdéssel a konferencia teljes ára is kisebb. Ha viszont mégis csütörtökön kezdjük a szakkonferenciát, akkor nyilván sokkal több idő jut ismerkedésre, barátkozásra. Érdemes lehet kifejezetten diákos, diákkörös programokat erre az időre (tehát csütörtök estére vagy péntek délelőttre) időzíteni.

Ősszel – hacsak negyedéves vizsgák nincsenek – jól bevált időpont az október vége, tavasszal pedig a március vége, április eleje. A szervezéskor mindenképp érdemes megkérdezni a többi egyetem időbeosztását, nehogy valamelyik diákkörből pont időbeli ütközés miatt ne tudjanak eljönni!

Hirdetés

Evidencia talán, de azért leírjuk: amint megvan a konferencia kitűzött időpontja (még ha helyszín nincs is!) hirdessük! A következő csatornákat javasoljuk:

• Mekdsz honlap (írj az iroda@mekdsz.hu)
• Szólj az azonos szakmát tanuló diákkörök vezetőinek (pl. pedagógus-képzés van Debrecenben, Pécsett, Budapesten, Szegeden, Veszprémben, Győrött stb.)
• Táborokban (kérj a szervezőktől lehetőséget!)
• Szenior-levelezőlistán
• Szólj a diákköröd végzettjeinek is, hogy szóljanak ismerőseiknek!
• Esetleg: más (nem mekdsz-es) keresztény listákon
• Nem keresztény szakmai oldalakon, levelezőlistákon (sok honlapra szívesen felteszik a programajánlókat, még örülnek is, hogy van mit feltenni)
• És nyilván: saját egyetemünkön, ill. a többi érintett egyetemen -> ehhez küldünk plakátot az illető diákköröknek, akik azt kirakhatják a saját egyetemükön

Körülbelül 4 héttel a konferencia előtt érdemes egy újabb, részletes kampányt csinálni – ekkorra már azért jó eséllyel körvonalazódik a program….

A jelentkezési határidő előtt pár nappal pedig egy újabbat – sok ember hajlamos felfigyelni egy last minute ajánlatra…

Anyagiak

Mivel egy diákkör szervezi, így nehéz kérdés: pláne, hogy minél nagyobb, színvonalasabb, igényesebb egy szakkonferencia, annál nagyobb a pénzügyi kockázat is. A kockázatot csökkenti, ha:

1. Előleget szedünk (nem csak jelképeset!), és nyomatékosítjuk, hogy be is kell fizetni, sőt csak indokolt esetben jár vissza

2. A helyszínnel, étkezéseket adókkal letisztázzuk, hogy pontosan mi alapján kell fizetnünk. Például kérdés, hogy a megrendelt szállások alapján kell fizetnünk vagy pedig a ténylegesen eltöltött éjszakák alapján. Ugyanígy fontos rákérdezni, hogy utolsó pillanatban lemondott részvétel után kell-e fizetni? (Azaz: mennyivel előbb lehet büntetlenül lemondani?)

3. Ha egy szakkonferencia szervezésekor netán sikerül pozitív szaldóval zárni, akkor a pénz elfagyizása mellett a jövőre gondolás is egy opció. Ha félretesszük (bankba) a megmaradt pénzt, akkor talán a következő szakkonferencia megszervezésében fog az segíteni

4. Rászorultság: keresztény konferenciákon nagyon pozitív, hogy lehet rászorultsági alapon kedvezményt kapni. Ezt a gyakorlatot érdemes követni! Szokás a diákoknak olcsóbban adni a részvételt. Ez is jó ötlet, de talán igazságosabb, ha a szociális helyzethez kötjük a kedvezményt: azaz, annak adjunk kedvezményt, aki igényli. (Diák is lehet gazdag, szenior is lehet szegény.)

5. Igazán ügyes szervezők még cégeket vagy gazdagabb gyülekezeteket is megnyerhetnek támogatónak. Egy céget persze inkább csak a nagyon nagy (100 fő feletti), híres előadós konferencia fogja érdekelni, de az is inkább csak akkor, ha van személyes kapcsolat. Azért próbálkozzunk! Nézzük meg a korábbi szakkonferenciák meghívóit, hátha ott látunk szponzori neveket! Egyházi intézmény azzal is lehet támogató, ha olcsóbban adja a szállást. Az egyetem vagy a HÖK is lehet támogató – van olyan iskola, ahol kifejezetten támogatják, ha a diákok szakmai programokat szerveznek maguknak. Könyvesboltok, könyvkiadók lehetnek támogatók azzal, hogy az előadók ajándékait biztosítják. A jelszó mindig: próbálkozzunk!

Szeniorok

Végül, de nem utolsó sorban a szeniorokról. A szakkonferenciák akkor lesznek igazán jók, ha a végzett diákkörösök is aktívan, nagy számban részt vesznek bennük. Miért is?

A szeniorok:

• Jó, ha tudnak a diákkörről, ha kapcsolatban maradnak a „juniorokkal”
• Szakmailag tudnak segíteni a szervezésben, ötletekkel, kapcsolatokkal
• Anyagilag is segíthetnek, adománnyal
• Előadóként is „használhatjuk” őket

Sokszor azonban a szakkonferenciákra nem igazán jönnek el sokan – talán azért, mert nem is tudnak a lehetőségről. Mindenképp próbáljuk meg tudatosan elérni őket. Tippek ehhez:

• Kérjük el az elérhetőségeket egy általunk ismert szeniortól
• És/Vagy kérjük meg őket, hogy egymást is hívogassák (nem feltétlenül hatékony megoldás)
• Írjunk a szenior listára! (feliratkozás: szenior-l-admin@mekdsz.hu vagy szenior-l-subscribe@mekdsz.hu
• Kérjünk elérhetőségeket a MEKDSZ-irodából (iroda@mekdsz.hu)

vissza