Hogyan csináljam?

Forrás: Mekdsz Ötlettár (www.mekdsz.hu/otlettar)

2007. november 5., 10:54 változat

Itt vagy most: Diákkörös alkalmak rovat >>> Szakkonferencia szervezése
Alpontok: Kezdőoldal | Hogyan csináljam? | Programlehetőségek | Szálláshelyek

Idő

A szakkonferenciák általában 3 vagy négy naposak. Előbbi esetben péntek délután, utóbbi esetben pedig csütörtök este kezdődnek. A szeniorok többnyire csak péntek estére tudnak leérni, és persze pénteki kezdéssel a konferencia teljes ára is kisebb. Ha viszont mégis csütörtökön kezdjük a szakkonferenciát, akkor nyilván sokkal több idő jut ismerkedésre, barátkozásra. Érdemes lehet kifejezetten diákos, diákkörös programokat erre az időre (tehát csütörtök estére vagy péntek délelőttre) időzíteni.

Ősszel – hacsak negyedéves vizsgák nincsenek – jól bevált időpont az október vége, tavasszal pedig a március vége, október eleje. A szervezéskor mindenképp érdemes megkérdezni a többi egyetem időbeosztását, nehogy valamelyik diákkörből pont időbeli ütközés miatt ne tudjanak eljönni!

Hirdetés

Evidencia talán, de azért leírjuk: amint megvan a konferencia kitűzött időpontja (még ha helyszín nincs is!) hirdessük! A következő csatornákat javasoljuk:

• Mekdsz honlap (írj az iroda@mekdsz.hu)
• Szólj az azonos szakmát tanuló diákkörök vezetőinek (pl. pedagógus-képzés van Debrecenben, Pécsett, Budapesten, Szegeden, Veszprémben, Győtött stb.)
• Táborokban (kérj a szervezőktől lehetőséget!)
• Szenior-levelezőlistán
• Szólj a diákköröd végzettjeinek is, hogy szóljanak ismerőseiknek!
• Esetleg: más (nem mekdszes) keresztény listákon
• Nem keresztény szakmai oldalakon, levelezőlistákon (sok honlapra szivesen felteszik a programajánlókat, még örülnek is, hogy van mit feltenni)
• És nyilván: saját egyetemünkön, ill. a többi érintett egyetemen -> ehhez küldünk plakátot az illető diákköröknek, akik azt kirakhatják a saját egyetemükön

Körülbelül 4 héttel a konferencia előtt érdemes egy újabb, részletes kampányt csinálni – ekkorra már azért jó eséllyel körvonalazódik a program….

A jelentkezési határidő előtt pár nappal pedig egy újabbat – sok ember hajlamos felfigyelni egy last minute ajánlatra…

Evangélizáció

A szakkonferenciának nem muszáj, hogy kimondott célja legyen az evangélizáció. Még a konferencia szervezésének kezdetekor döntsük el, hogy cél-e, és ennek szellemében hirdessük, ennek szellemében találjuk ki a programokat.

Mindenesetre mivel kiváló evangélizáló lehetőség, ezért javasoljuk, hogy legyen cél...

Mire figyeljünk?

• Fő téma: érdekli-e egy nem keresztényt a feldobott kérdés? Legjobb, ha leteszteljük: kérdezzük meg őket!
• Szakmai igényesség: sok szakkonferencián a szakmai oldal háttérbe szorul. Nagyon szép és jó a zene és az éneklés, remek áhitatok vannak, de alig van szó szakmai dolgokról. Keresztényként világítani azt is jelenti, hogy szakmailag is jók vagyunk.
• Ima, dicsőítés: sokszor kérdés, hogy mi legyen ezekkel a „szubkulturális elemekkel”. Semmiképpen nem szabad ezeket elhagyni. Mindenképp érdemes azonban a konferencia elején és a programfüzetben is pár szóban kitérni rájuk. Elmondani, miért tartjuk fontosnak, és persze azt, hogy reméljük, senki sem érzi magát kirekesztve miattuk. Pláne nem kötelező.
• Valószínűleg ez a „kommunikálás” sokkal fontosabb annál, mint maga az időmennyiség.
• Szintén gyakran felmerülő kérdés: meghívjunk-e nem hívő előadót? A válasz: nyugodtan. A tapasztalatok alapján nincs belőle gond, sőt talán pont bizonyos különbségek segítenek abban, hogy kidomborodjon, mitől keresztény is például egy orvos vagy egy mérnök. Rendezhetünk vitát is. Evangélizációs szempontból is jó, ha nem csak a „keresztény nevek” szerepelnek a meghívott névsorban, de egy-két más név is, akik számukra is mondanak valamit.

Anyagiak

Mivel egy diákkör szervezi, így nehéz kérdés: pláne, hogy minél nagyobb, színvonalasabb, igényesebb egy szakkonferencia, annál nagyobb a pénzügyi kockázat is. A kockázatot csökkenti, ha:

• Előleget szedünk (nem csak jelképeset!), és nyomatékosítjuk, hogy be is kell fizetni, sőt csak indokolt esetben jár vissza
• A helyszínnel, étkezéseket adókkal letisztázzuk, hogy pontosan mi alapján kell fizetnünk. Például kérdés, hogy a megrendelt szállások alapján kell fizetnünk vagy pedig a ténylegesen eltöltött éjszakák alapján. Ugyanígy fontos rákérdezni, hogy utolsó pillanatban lemondott részvétel után kell-e fizetni? (Azaz: mennyivel előbb lehet büntetlenül lemondani?)
• Ha egy szakkonferencia szervezésekor netán sikerül pozitív szaldóval zárni, akkor a pénz elfagyizása mellett a jövőre gondolás is egy opció. Ha félretesszük (bankba) a megmaradt pénzt, akkor talán a következő szakkonf. Megszervezésében fog az segíteni
• Rászorultság: keresztény konferenciákon nagyon pozitív, hogy lehet rászorultsági alapon kedvezményt kapni. Ezt a gyakorlatot érdemes követni! Szokás a diákoknak olcsóbban adni a részvételt. Ez is jó ötlet, de talán igazságosabb, ha a szociális helyzethez kötjük a kedvezményt: azaz, annak adjunk kedvezményt, aki igényli. (Diák is lehet gazdag, szenior is lehet szegény.)
• Igazán ügyes szervezők még cégeket vagy gazdagabb gyülekezeteket is megnyerhetnek támogatónak. Egy céget persze inkább csak a nagyon nagy (100 fő feletti), híres előadós konferencia fogja érdekelni, de az is inkább csak akkor, ha van személyes kapcsolat. Azért próbálkozzunk! Nézzük meg a korábbi szakkonferenciák meghívóit, hátha ott látunk szponzori neveket! Egyházi intézmény azzal is lehet támogató, ha olcsóbban adja a szállást. Az egyetem vagy a HÖK is lehet támogató – van olyan iskola, ahol kifejezetten támogatják, ha a diákok szakmai porgramokat szerveznek maguknak. Könyvesboltok, könyvkiadók lehetnek támogatók azzal, hogy az előadók ajándékait biztosítják. A jelszó mindig: próbálkozzunk!