Vezesd őket
Forrás: Mekdsz Ötlettár (www.mekdsz.hu/otlettar)
2006. szeptember 6., 13:25 változat
Egy megbeszélésen valakinek vezetnie kell a megbeszélést: a levezető feladata, hogy a népet mindig a helyes vágányra terelje vissza, figyeljen arra, hogy mindenkit bevonjon a megbeszélésbe, a hozzászólások az AKTUÁLIS témához kapcsolódjanak. A levezetőnek viszont nem feladata, hogy mindig ő beszéljen, és az összes ötlet tőle származzon. Neki legfőképp arra kell ügyelnie, hogy a megbeszélés sikeres legyen.
Tartalomjegyzék |
A napirendnél maradni (téma és idő)
- A konkrét célos megbeszélésnél az előre meghatározott napirendet kell követni. A levezető feladata, hogy a népet mindig a helyes vágányra terelje vissza, s ha valaki előre vagy visszaszalad, azt finoman figyelmezteti. Ez egy nagyon nehéz feladat! Egyrészt figyelni kell, hogy a társaság ne kalandozzon messzire a kijelölt témától, udvariasan kell visszavenni a szót és nem is az éppen hozzászóló embert kell letolni, hogy „már megint eltértél a témától”, hanem pl. össze lehet foglalni a témában eddig elhangzottakat, ami már önmagában mindenkit visszaterel a vágányra. Ilyenkor segít, ha az előre kiadott napirend fel van írva a táblára vagy ki van osztva a résztvevőknek.
- A megbeszélésre tervezett idő általában mindig szűkös, így az időre különösen oda kell figyelni. Ha valaki hajlamos túl sokat beszélni, az is hátráltató lehet. Ekkor több lehetőségünk is van. (1) Előzetesen odamegyünk hozzá, és kedvesen beszélünk vele, hogy „segítsen nekünk abban, hogy a csendes emberek is elmondják véleményüket, meglátásaikat, s ezért lehetőleg várja meg, hogy előbb ők szóljanak hozzá”. (2) Mondjuk el az elején, hogy a hozzászólások legyenek lényegre törőek, rövidek, 2-3 percnél nem hosszabbak, „különben nem tudja mindenki elmondani a véleményét, ill. kifutunk az időből”. Ha kedvesen mondjuk és ugyanakkor határozottan, akkor meg fogják érteni. És ha valaki elfeledkezne erről, s már 2-3 perce beszélne, akkor azt lehet finoman kérni, hogy „Gábor, nincs sok időnk, kérlek, egy bő fél percen belül, ha lehet, fejezd be, hogy a témához a többiek is hozzászólhassanak”.
- Neked kell meglátnod, hogy mikor jött el a pillanat, hogy pl. szavazzatok, és mikor menjetek tovább a következő napirendi pontra. Ilyenkor érdemes összefoglalni, hogy miben állapodtatok meg, és ezután felvezetni a következő témát.
Vonjunk be mindenkit!
Fontos azoknak a bevonása is, akik esetleg csendesek, mert előfordulhat, hogy a csendes embereknek jó ötletük van, valami miatt mégsem mernek hozzászólni (pl. lebecsülik saját ötletüket vagy nem elég határozottak, hogy magukhoz ragadják a szót). Ennek módja az „Aki még nem szólt hozzá, annak mi a véleménye” vagy más nyitott kérdés. Az eldöntendő kérdések („Egyetértünk az elhangzottakkal?”) általában nem segítenek ilyen helyzetben.
Kezeljük időben a konfliktusokat!
Megbeszélések közben könnyen előfordulhatnak nézeteltérések. Ezekkel azonnal - vagyis addig, amíg lehet - foglalkoznunk kell.
- A „meós”: egyes emberek olyan személyiséggel rendelkeznek, hogy úgy tűnhet, hogy mindenben kötekedni akarnak. Valaki kitalál valami nagyszerű evangelizációs ötletet, erre ő elkezd „kötözködni”, hogy „de nem kapunk termet... de nincs elég idő megszervezni... de honnan lesz rá pénz...” Az ilyen emberekkel különösen türelmesnek kell lenni. Másrészt meg oda kell figyelni arra amit mondanak. Nem azért, mert mindig igazuk van, de mondjuk 10 esetből 2-3-szor igen. És ekkor nagyon jó, hogy meglátják azt, ami buktató.
- „Én és a véleményem egy vagyunk.” Ha valaki elmondja a véleményét, amit azután kritika ér, akkor hajlamos saját maga felé irányuló kritikának venni. Épp ezért oda kell figyelni, hogy ne mondjon senki bántót (pl. „de hülye vagy”, „ilyen idióta ötletet”). Sőt, ha kritikát mondunk egy ötletről, először mondjunk valami jót, és csak utána mondjuk az ellenvetéseinket (pl. „tetszik az ötletedben az, hogy nagyon merész, fel mered vállalni azt, hogy keresztények vagyunk; ami viszont kérdéses nekem, hogy nyitottak lesznek-e erre a programra a nem hívő diákok; lehet, hogy kicsit módosítanunk kellene az ötleten... ”). Azonban mondjuk el mindig a fenntartásainkat, csak azért ne hallgassunk, hogy nehogy megbántsuk a másikat.
- Közbeszólások: zavaró, ha gyakran egymás szavába vágunk. Ilyenkor kedvesen, de határozottan kérjük meg a közbeszólót, hogy „kérlek, várd meg, míg Tibor befejezi, Kata jelezte, hogy szót kér, utána te jössz”. Majd adjuk vissza a szót annak, aki eredetileg beszélt.
Közös vélemény: szavazás vagy megegyezés?
A közös vélemény kialakításának módjai:
- szavazás: két vagy több (egymástól különböző) lehetőség közül egyszerű kézfeltartással választunk, s amely a legtöbb szavazatot kapta, az a jó (nem biztos, h az 50%+1 szabály jó, az ideális támogatottság legalább a 2/3 - 3/4 között van). Előny: gyors, hátrány: a nemmel szavazók gyakran rossz szájízzel mennek el, kevésbé lelkesednek az eredményért, így a megvalósításban sem fognak annyira aktívkodni.
- konszenzus: a jelenlévők megpróbálják megismerni és megérteni egymás véleményét, majd egy olyan közös véleményt kialakítani, amely mindenki számára elfogadható. Előny: mindenki a magáénak érzi, hátrány: viszonylag sok időbe telhet, továbbá lehet, hogy nem tudunk konszenzusra jutni.
Ami mindenesetre biztos: általában nem érdemes elkapkodni a szavazást, vagyis hacsak lehet, mondassuk el az emberekkel a fenntartásaikat, kérdéseiket, és próbáljunk rájuk válaszolni, ill. az alternatívákon módosítani.
Ne hagyj nyitva feladatokat
Ha a megbeszélés alatt feladatok fogalmazódnak meg (ilyen sok lesz!), akkor minden jól körvonalazott feladathoz kell rendelni egy felelőst és egy határidőt. A felelős nem mindig azt jelenti, h ő fogja végrehajtani a feladatot, hanem pl. ő keres embert, aki majd végrehajtja. A határidő szintén fontos. Az így kiadott feladatok bekerülnek a jegyzőkönyvbe, a következő megbeszélésen számon lehet kérni. Ha olyan téma kerül elő, amire most nincs idő, de később meg kell beszélni, akkor azt is írjátok fel.
Vizuális eszközök; jegyzetelés
Igen hasznos, ha az elhangzott főbb megállapításokat, ötleteket, feladatokat felírjátok mondjuk a táblára, vagy egy nagy papírra úgy, hogy mindenki lássa. Így sokkal inkább lehet követni, látjuk, hogy miről szavazunk, milyen feladatokat ki vállalt és mikorra stb. Másrészt a megbeszélés végén ezt valaki lemásolhatja, és emailben elküldheti mindenkinek emlékeztetőül. (A jegyzetelő lehet a levezető is, de célszerűbb, ha valaki más vállalja. Mi meg segítünk neki, hogy minden lényeges felkerüljön.)
Ötletelés menete
Néha arra van szükség, hogy elengedjük a fantáziánkat, és „brain storming”-ot tartsunk. Az „agyviharoztatás”:) első lépése az ötletek gyűjtése, majd válogatás, majd a részletek kidolgozása.
- Az ötletgyűjtés előtt mondjuk el, hogy mire várunk ötleteket és adjunk egy-két példát. Ugyanakkor hangsúlyozzuk, hogy nyugodtan mondjanak bármilyen ötletet, hiszen lehet, hogy az lesz a nyerő, vagy ha nem is, akkor is segít valakinek, hogy azt tovább gondolva valami jót találjon ki.
- Miután ezeket elmondtuk, adjunk, mondjuk 3-5 perc gondolkodási időt, mikor mindenki leírhatja magának az ötleteit. Érdemes arra kérnünk őket, hogy az ötletüket 2-3 szóban is fogalmazzák meg, hogy majd legyen mit felírnunk a táblára.
- Menjünk körbe, és mindenkivel mondassunk el körönként 1 ötletet. Mindaddig ismételjük a kört, amíg van elég ötlet. Utána pedig kérjük meg azokat, akikben még maradt, hogy mondják el. Ezalatt fontos (!), hogy NE véleményezzük az elhangzott ötleteket, csak írjuk fel a táblára. (Vagyis azt kérjük, hogy mondja el fél percben az ötletét, és adja meg azt a 2-3 szót, amit fel tudunk írni.)
- Ha lezártuk az ötletek felírását, akkor lehet a véleményezéssel kiválasztani a jónak ítélt ötleteket, illetve lehet tovább alakítani őket.
Zárás
A végéhez közeledve a levezető elnök összefoglalja, hogy mit sikerült lezárni, milyen nyitott pontok maradtak, kinek mi a feladata és mikor lesz a következő megbeszélés, jelzi, hogy mikorra készül el a feljegyzés/jegyzőkönyv, amit mindenki megkap.
