Készülj fel rá

Forrás: Mekdsz Ötlettár (www.mekdsz.hu/otlettar)

2006. szeptember 9., 10:05 változat

Alpontok: Kellenek a megbeszélések | Alaptípusok | Készülj fel rá | Vezesd őket | Megbeszélések után

A megbeszélésekre a vezetőnek fel kell készülnie. Ha csak annyit teszel, hogy meghirdeted a megbeszélést, és csak a helyszínen kezdesz el gondolkodni, hogy akkor most miről és hogyan is beszéljetek, akkor ez rendszerint sikertelen / kevésbé hatékony megbeszéléshez vezet. A spontaneitás itt ritkán jön jól. Vezetőként a te feladatod, hogy előre átgondold a célszerű napirendet, a szükséges időt, a résztvevők körét stb. A következőkben egy kicsit hosszabban összefoglalom - Horváth Dénes anyagát is felhasználva - azt, hogy hogyan készülj fel, hiszen könnyű elrontani… (Érdemes lehet egyébként átgondolnod ezek alapján, hogy mi volt jó / rossz egy-egy olyan megbeszélésen, melyet te szerveztél, vagy épp csak részt vettél.)

Tisztázd a témákat és céljaidat - majd állítsd össze a napirendet!

Átgondolandó:

• Először vedd sorba, hogy mikről lehetne, kellene beszélgetni. Írj le mindenfélét, amit érdemes lehet a többiek elé tárni.
• Azután rangsorold őket. Vagyis gondold át, hogy mik a legfontosabbak és legsürgősebbek. Érdemes azokkal foglalkozni legelőbb, amik sürgősek és fontosak is. A többi maradhat legközelebbre. (Ha valami nem sürgős, akkor ráérhet később; ha pedig valami valójában nem is igazán fontos, akkor azzal lehet, hogy nem is kell egyáltalán foglalkozni.) Mindez az átgondolás azért jó, mert így tényleg azokkal a kérdésekkel fogtok foglalkozni, amik a leginkább odavalók. És ha kicsúsztok az időből, akkor is a leglényegesebbeket már az elején megbeszéltétek. Példa: szeptemberben sokkal sürgetőbb az adott félév programját megtervezni, mint a nyári táborról gondolkodni...
• Harmadik lépésként gondold át, hogy az adott témával (napirendi ponttal) kapcsolatban mi a célod: tájékoztatni, beszámolni? Ötletelni? Problémára megoldást találni? Feladatokat kiosztani? Közösséget építeni? Imádkozni? Ez nagyban meghatározza, hogy hogyan kell felkészülnöd.
• Készülj fel: mit akarsz mondani? Milyen kérdéseket akarsz feltenni? Hogyan tudnád minél jobban bemutatni a problémát, amit meg akarunk oldani? Hogyan lehetne felvezetni az ötletgyűjtést úgy, hogy jól értsék, hogy mihez kellenek az ötletek? Milyen feladatok vannak tételesen, amiket ki szeretnél osztani? (És előzetesen kik lennének azokra alkalmasak?) Vagyis gondold át napirendi pontonként, hogy hogyan fogod vezetni a megbeszélést.
• Gondold át az időigényt, pontonként, reálisan.
• Továbbá ha előzetes tevékenység szükséges (pl. vmely anyagot át kell tanulmányozni - hivatalos diákszervezetté válás egyetemi szabályzata), akkor erről szerezzen mindenki tudomást ill. kapja meg időben az anyagot (legkésőbb 2-3 nappal a találkozó előtt).

Egy minta napirend így nézhet ki Kiküldött verzió: 1. Bevezetés/köszöntés 2. Bemutatkozás (ha nem ismeri egymást a társaság) 3. Elsős alkalommal kapcsolatosan az előző megbeszélésen kiosztott feladatok elvégzésének áttekintése 4. A félév programjának megtervezése 5. Alkalmak felelőseinek kijelölése 6. Egyéb

Saját magadnak készített verzió pedig így (ebből látszik, hogy átgondoltad, felkészültél): 1. Bevezetés/köszöntés - 5p - én; imával be fogom vezetni 2. Bemutatkozás (ha nem ismeri egymást a társaság) - 10p - körben bemutatkozás (alap + kedvenc íród, színészed meg fagyid), újságcsapkodós játék 3. Elsős alkalommal kapcsolatosan az előző megbeszélésen kiosztott feladatok elvégzésének áttekintése - megvan a táblázat nálam, rövid beszámolót is kérek, hogy ki hogy halad (pl. hogy áll a láthatatlan színház előkészítése; milyen ismerkedési játékot választott a felelős stb.) - 15 p 4. A félév programjának megtervezése - 50 p; már gondolkodtam rajta, és van 2 ötletem, az egyik a miatyánk, a másik Nehémiás könyve; de először „brain stormingot” tartunk, vagyis mindenki kap 3 percet, hogy magában gondolkodjon, aztán sorolhatják az ötleteket, amiket felírok a táblára; ha nincs több ötlet, akkor mindenki megkérek, hogy húzzon 1-1 vonalat amellé, ami a legjobban tetszik. A 3 legtöbb szavazatot kapóról pedig elbeszélgetünk, és végül szavazunk. Az egyéb programokról (kirándulás, evangelizáció) jövő héten beszélünk. 5. Alkalmak felelőseinek kijelölése - 10 p - ki melyik diákkörös alkalomra való felkészülést vállalja el 6. Egyéb - ha valami még eszünkbe jut, most épp semmi:)

Hívd meg az érintetteket!

Ha már körvonalazódik a napirend, akkor értesítsd a résztvevőket!

• létszám: az ideális létszám a megbeszélés céljától függ. „Vezetőségi” esetén 2-4 fő, beszámoló jellegű, széles kört érintő megbeszéléskor akár az egész diákkör, azonban egyéb esetben az ideális létszám 5-9 között van. Ennél nagyobb csoporttal már nehéz hatékony megbeszélést tartani (pl. mire mindenki hozzászól, az sok idő lehet).
• a meghívottakat értesíteni kell a helyről/időpontról/célokról, s jó ha visszajelzést is kérünk tőlük, h tudnak-e jönni, s végig ott tudnak lenni (ha nem akkor, delegálni vkit; ha fontos emberről van szó, akkor át kell helyezni egy másik időpontra a megbeszélést). Magyar viszonyok között a szóbeli kommunikáció tűnik leginkább hatékonynak (telefon, személyes rábeszélés). Egy e-mailben küldött meghívó nem mindig éri el a célját.

Válassz alkalmas helyet!

Olyan hely kell, ahol:

• mindenki (lehetőleg kényelmesen) le tud ülni, körben – esetleg asztalhoz, ha sokat kell jegyzetelni; (a körben leülős elrendezés kicsit „nyitottabb” hozzáállást jelent, nincs köztünk asztal, ami „elválaszt”).
• rendelkezésre állnak a megbeszéléshez esetleg szükséges eszközök (tábla, számítógép, internet, flipchart stb. Ha valamilyen speciális berendezésre van szükség, azt előtte célszerű kipróbálni).
• csend, nyugalom van. Ha lehetséges, legyen lehetőség nyugodtan imádkozni is. Nem jó az, ha nagy az időnyomás, pl. többeknek biztosan el kell rohanniuk 40 perc múlva, vagy a teremben óra lesz, netán moziba mennénk időre...
• nem a világ végén van, azaz mindenkinek elérhető.
• rendelkezésre áll a megbeszélés elejétől a tervezett végéig, és azon túl is egy kicsit.
• ha nagyon hosszú megbeszélés van, akkor célszerű vmi kis enni/innivalóról gondoskodni a szünetben.
• korlátozott térerő: minket nem tudnak hívni, mi viszont tudunk telefonálni, pl. ha valaki késik:)

Legyen átgondolt az időpont!

Időpont:

• ki kell jelölni egy kezdési időpontot, amire mindenki oda tud jönni. Sajnos hajlamosak vagyunk a késésre, ezért érdemes egyrészt reális időpontot adni, másrészt a meghívó során célszerű kérni, hogy legyenek pontosak. A meghirdetett kezdéshez pedig ragaszkodjunk, ha lehet, ne hagyjuk, hogy sokat csússzon (mondjuk 15-20 percnél többet), mert ez már különösen kedvszegő lehet annak, aki időben ott volt. Ők hamarabb el akarnak majd várhatóan menni... Ha valaki pedig kötetlenül akar „dumcsizni”, akkor azt hagyjuk a végére, vagy jöjjünk előbb, hiszen általában nem jó, ha hagyjuk, hogy beszélgetéssel menjen el a megbeszélésre szánt idő. (Persze néha kell ez is...)
• célszerű tervezett vége időpontot is megjelölni (amikor még járnak a buszok, és nem zárják be a helyet). És lehetőleg érdemes is ekörül befejezni.
• a rendelkezésre álló idő mennyisége összhangban kell legyen a célok/megbeszélendők mennyiségével (fél óránál rövidebb találkozót senki nem vesz komolyan, ha hosszabb, mint egy-másfél óra, akkor célszerű egy-egy szünetet beiktatni). Érdemes a napirend alapján egyenként átgondolnod, hogy az egyes napirendi pontokra mennyi idő kell majd várhatóan. Enélkül nagyon könnyű alábecsülni az időigényt...