Tarts megbeszéléseket

Forrás: Mekdsz Ötlettár (www.mekdsz.hu/otlettar)

Alpontok: Kellenek a megbeszélések | Alaptípusok | Készülj fel rá | Vezesd őket | Megbeszélések után

Sajnos a jó dolgok sokszor azért nem haladnak, mert nincsenek megbeszélések, ahol:

• tisztáznánk, hogy mit is kellene csinálni,
• vagy épp amit korábban elhatároztunk, nyomon követjük, hogy megvalósul-e,
• elgondolkodunk az épp aktuális problémákon, vagy azon, hogy jó irányba tartunk-e,
• s együtt keresünk megoldásokat, ill. új ötleteket.

Megbeszéléseket azért érdemes tartani, mert:

• egyrészt nagyon motiváló együtt leülni, és átbeszélni a dolgokat. Ha már leülünk többen, akkor muszáj átgondolni a dolgokat, cselekvési lehetőségeket, és rendszerint a döntéseket is meghozzuk és a feladatokat is kiosztjuk. Ha viszont az embereket egyedül hagyjuk, nem ülünk össze, akkor igen hajlamosak elfeledkezni a dolgokról…
• másrészt egyes, bonyolultabb feladatok megoldásához több ember együttes tudása, kreativitása, ötletei szükségesek. Egy csoport általában több mint tagjainak összessége: 2 ember együttműködve rendszerint kreatívabb, bölcsebb, mintha külön-külön leülnének gondolkodni, és csupán összeraknánk a javaslataikat a végén.

Ha nincs megbeszélés... azaz 2 példa a valóságból

Két évig voltam a közgáz diákkör vezetője, előbb harmad, majd másod magammal. A megbeszélések mindig hasznosak voltak - kivéve, ha elmaradtak. Volt sajnos ugyanis egy időszak, amikor a vezető társam úgy gondolta, hogy én vagyok a férfi, nekem kell igazán vezetnem, rám bízta a döntéseket, s ezért ritkán tartottunk megbeszélést. Ennek következménye az lett, hogy kevesebb dologba fogtunk bele, kevesebb dologra reagáltunk, kevesebb embernek próbáltunk szolgálati lehetőséget találni stb.

Az Ötlettárnál is tapasztalom nagyon, hogy kellenek a megbeszélések, két szinten is. Egyrészt szeretek 2-3 hetente „vezetőségit” tartani. Ekkor csak 2-en vagyunk. Rendszerint leülünk, és először sorra vesszük, hogy milyen feladatokban állapodtunk meg az előző 2-3 hétre (ehhez van egy feladattáblázatunk, melyben a feladat, felelős és határidő szerepel), majd megnézzük, hogy mit akarunk elérni, hol tartunk, milyen új problémák vannak, és ezek alapján megfogalmazzuk az oda vezető következő lépéseket (feladatokat). És végül (vagy gyakran előtte) imádkozunk is. Nagyot lendítenek az ilyen „vezetőségik”; ekkor ugyanis - mint írtam már - le kell ülnöm, és el kell gondolkodnom a dolgok állásán. Erről amúgy - megbeszélés híján - könnyen elfeledkezem, az idő meg közben szalad, másra megy el... a megbeszélés során viszont muszáj elgondolkodnom.

Az Ötlettár esetén az „össznépi” megbeszéléstípus az, amikor a rovatvezetők (kb. 10-12 ember) is részt vesznek. Ekkor beszélgetünk a közös célokról, a következő hónapok fő teendőiről, továbbá beszámolnak arról, hogy hogyan is áll a rovatuk. Az ilyen megbeszélések nagyon motiválók tudnak lenni. Az emberek sajnos - ha nem kérdeznek rájuk - akkor hajlamosak halogatni a feladatokat, meg hát a motivációjuk is csökkenhet. A diákkörben is érdemes olyan megbeszéléseket tartani alkalmanként, amikor sokan vagytok.

”Arra kérlek tehát mindenek előtt, hogy tartsatok megbeszéléseket…”:)

Megbeszélések híján, hetek, hónapok, sőt akár évek telhetnek el, anélkül hogy érdemben tovább haladnának a dolgok. Tartsatok tehát rendszeresen megbeszéléseket. Meg kell állni rendszeresen, és el kell gondolkodni, hogy (1) hova is akartuk eljutni, vagyis mik a fő céljaitok, (2) hol tartotok a célok elérésében, és mit kell a következő időszakban ahhoz tennetek, hogy elérjétek ezeket (pl. növekedjen a diákkör).

Határozd tehát el, hogy 2-3 hetente tartasz valakivel (vezetőtársaiddal, vagy lehetséges utódoddal) „vezetőségit”, ill. a félév során 2-3 alkalommal „össznépi” diákkörös megbeszélést is.

A hatékony megbeszélések tartása azonban nem mindig egyszerű. A megbeszélés könnyen válhat időpocsékolássá is, ha a megbeszélés vezetője nincs tisztában néhány alapvető elvvel. Épp ezért a megbeszélések tartásának mikéntjéről szólnak a következő pontok. Mert hát lehet jól is, meg rosszul is „megbeszélni”. Érdemes átolvasni és átgondolni a javaslatokat - most, meg valamikor később, újra.

Csaba

A megbeszélésekkel kapcsolatos részeknél felhasználtam:

• Michael Doyle - David Straus: Hogyan tegyük hatékonnyá megbeszéléseinket?
• céges kommunikációs (moderációs) tréning
• Horváth Dénes tanácsadó úr:) összefoglaló írását. Köszönöm neki!