Szervezési tanácsok

Forrás: Mekdsz Ötlettár (www.mekdsz.hu/otlettar)

Alpontok: Kezdő | Mikor (ne)? | Szövegszerkesztési, nyomdai tanácsok | Szervezési tanácsok | CD-s változat!

Csak átgondoltan!

Az alábbiakban röviden összegeztük a legfontosabb szervezési javaslatokat. Ha ezekre odafigyeltek, sok vesződséget takaríthattok meg.

A legfontosabb, hogy előzetesen gondoljátok át páran (leglelkesebb emberek), hogy:

• szeretnétek-e évkönyvet? És ha igen, akkor
• milyen tartalmat szeretnétek,
• mikorra szeretnétek elkészíteni, és ez milyen ütemezést kíván,
• valamint kiket terveztek bevonni?

Ha ezekben megegyeztetek, akkor kezdjetek el szervezkedni.

Reális ütemterv összeállításához tisztában kell lennünk, hogy milyen jellegű feladatok fognak adódni! Ezért az ütemterv elkészítésének módjára csak a szükséges segítők ismertetése után térünk vissza.

Segítőkre szükség van! Toborozzatok!

Az alábbi szerepkörök, képességek szükségesek(ilyen embereket kell keresni):

• főszerkesztő (menedzser): ő fogja össze az egészet. Az elején összehívja a kulcs diákkörösöket, és közösen összeállítja a tervezett tartalmat és a tervezett határidőket. Az összeállítás során ügyel arra, hogy mindenkinek kiossza a saját feladatát, és ügyel arra is, hogy időben, megfelelő minőségben meg is kapja tőlük a kért anyagokat. Ha ő nem menedzseli a dolgokat, akkor az évkönyv elúszhat... Tehát kézben kell tudnia tartani a dolgokat, jól kell kommunikálnia, át kell látni, hogy megfelelően haladnak-e a dolgok.
• cikkírók: az a legjobb, ha a megírandó ill. összegyűjtendő anyagokat felosztjuk 2-5 oldalas cikkekre, darabokra, és kiosztjuk őket egy-egy embernek. Adjunk határidőt és megfelelő tartalmi formázási útmutatást is nekik. Érdemes a képeket is a szerzőktől kérni (vagyis komplett anyagot várjunk tőlük, hogy ne a főszerkesztőnek kelljen még képeket is szkennelni...).
• lektorok, korrektorok: nem mindannyian tudunk hibátlanul, kiadható stílusban fogalmazni. Épp azért van szükség a korrektorokra és lektorokra. A feladatuk: helyesírási, stilisztikai hibák kiszűrése, valamint a cikkek elbírálása. Nekik kell elsődlegesen véleményezni a cikket. Ha nem tartják megfelelőnek, akkor átdolgozhatják, ill. megkérhetik a szerzőt, hogy alakítsa át. Ez nagyon fontos, hiszen ha nekik nem tetszik, akkor az olvasóknak sem fog.
• designer: a jó tartalomhoz szép forma is szükséges. A designer feladata a borító elkészítése, a betűtípus, sorköz, általános formázás, képek, oldalszámok stb. stílusának meghatározása. Ne bízzuk ezt akárkire! Csak olyanra, akinek nagyon jó a szépérzéke. És akkor is ellenőrizzük le, hogy OK-e.
• szövegszerkesztő: az évkönyvet Word-ben érdemes készíteni, mert ez mindenkinek a rendelkezésére áll (speciális kiadványszerkesztőt nem javasolok). Azonban ehhez valakinek jól kell értenie a szövegszerkesztéshez. A szövegszerkesztés önmagában sok időt elvisz, pláne ha nem értünk a Word-höz. A szövegszerkesztő feladata a beérkezett, végleges tartalmú anyagok évkönyv designúvá alakítása, a nyomdakész évkönyv összerakása.
• nyomdai kapcsolattartó: mielőtt belekezdünk egy évkönyv összeállításába, vegyük fel a kapcsolatot néhány nyomdával. Fontos tudnunk, hogy milyen árra számíthatunk, ill. milyen formátumban fogadják el tőlünk a kéziratot.

A fenti szerepek természetesen összevonhatóak, de ekkor jóval több feladata lesz egy-egy embernek. És az pedig nem működik, hogy a főszerkesztő írja és lektorálja a cikkeket, szerkeszti Word-ben az évkönyvet, és viszi el a nyomdába...

A segítők toborzásánál vegyük figyelembe, hogy:

• időben kell felkérni őket: számítsunk arra, hogy valaki nem vállalja, és erről csak későn szól (ekkor legyen idő mást felkérni)
• részletesen kell tájékoztatni őket: pontosan mit várunk el (terjedelem, formázás, stílus), mikorra, kinek. Ezt adjuk írásba. A szó elszáll...
• legyünk határozottak: ne hagyjuk, hogy a feladatok a nyakunkon maradjanak. Ha félünk feladatokat kiosztani, akkor tegyük ezt írásban (és elküldés előtt olvassuk át, hogy elég határozottan írtunk-e).

KIALAKÍTÁS ALATT

Készítsetek ütemtervet!

Tájékozódjunk előzetesen

A legfontosabb, hogy előzetesen beszéljetek nyomdákkal. Kérdezzétek meg, hogy

• mennyivel előtte kell leadni, hogy biztosan elkészüljön (ez általában 2-3 hét)
• milyen formátumban adjátok le, és mire ügyeljetek (ez wordben is jó lehet, de a legjobb pdf-ben. A mragókra különösen oda kell figyelni.)
• és példányszámtól függően mennyibe fog kerülni

Egy mintalevél pl.:

Tisztelt Gelbert Kft!

Egy évkönyv megjelentetéséhez szeretnék árajánlatot kérni. A részletes információk megtalálhatóak a mellékelt fájlban.

Köszönettel,

Bakó Csaba